Wanneer u een prijs afspreekt met een leverancier of koper, bepaalt de gekozen Incoterm wie verantwoordelijk is voor de goederen — en wie betaalt — in elke fase van het traject. Een verkeerde keuze kan leiden tot onverwachte kosten of tot een zending die vaststaat bij de douane omdat niemand de verantwoordelijkheid opneemt.
De basis
Incoterms (International Commercial Terms) zijn een reeks gestandaardiseerde handelsvoorwaarden, gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel. Ze bepalen exact waar de verantwoordelijkheid van de verkoper eindigt en die van de koper begint.
De drie meest voorkomende termen
EXW (Ex Works / Af fabriek) — De koper neemt vrijwel alles voor zijn rekening: ophaling bij de verkoper, uitvoerformaliteiten, hoofdtransport, invoerformaliteiten en levering. De verkoper hoeft de goederen enkel beschikbaar te stellen. Dit geeft de koper maximale controle, maar ook maximale verantwoordelijkheid.
FOB (Free On Board / Vrij aan boord) — De verkoper regelt alles tot en met het laden van de goederen op het schip in de haven van herkomst. Vanaf dat moment neemt de koper over: zeevracht, verzekering, invoerrechten en de eindlevering. Dit is een van de meest gebruikte termen in de zeevracht.
CIF (Cost, Insurance and Freight / Kosten, verzekering en vracht) — De verkoper betaalt het transport en de verzekering tot de haven van bestemming, maar het risico gaat over op de koper zodra de goederen geladen zijn. De koper blijft verantwoordelijk voor de invoerformaliteiten en de levering vanaf de haven.
Waarom dit belangrijk is voor beginnende verzenders
De verkeerde Incoterm kiezen heeft niet alleen gevolgen voor de kosten — het bepaalt ook wie juridisch aansprakelijk is als er iets misloopt tijdens de zending. Een veelgemaakte fout: ervan uitgaan dat "de verkoper alles regelt" bij een term zoals FOB, om vervolgens verrast te worden door invoerrechten of kosten voor de laatste kilometer.
Hoe wij helpen
Wij controleren de Incoterm op uw bestelbon of verkoopcontract vóór de zending vertrekt, zodat er geen verrassingen zijn over wie wat verschuldigd is in elke fase.